Basado en las normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018
Busca simplificar los procesos, optimizar recursos, reducir costos y mejorar el rendimiento de la empresa - Modalidad Presencial y/o Virtual.
Es una herramienta que permite unificar los sistemas de gestión de una empresa que anteriormente se gestionaban por separado; está diseñado en base a varias normas las cuales se integran en un mismo sistema de gestión. Su objetivo esta relacionado con mejorar el rendimiento, reducir los gastos y lograr que la empresa funcione de forma mas equilibrada y siguiendo un modelo único de dirección.
Como bien se menciono anteriormente, este sistema esta creado para unificar los diferentes sistemas de gestión, sin embargo, los principales sistemas para integrar son: el Sistema de Gestión de Calidad – ISO 9001, el Sistema de Gestión Ambiental – ISO 14001 y el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo – ISO 45001, porque le permite a las organizaciones contar con procesos dedicados para facilitar la comunicación, la capacitación, la documentación, llevar un control y demás aspectos importantes para garantizar la seguridad en el cumplimiento de todos los requisitos legales y lograr la mejora continua de la organización.
La integración de los sistemas sirve para ayudarle a las organizaciones a administrar de la mejor manera sus procesos internos y externos, con el fin de evitar duplicar actividades innecesarias.
Debido a que hoy en día el mercado ha cambiado y cada vez se ha vuelto más exigente, los consumidores, los organismos gubernamentales y la comunidad, solicitan a las empresas cumplir con ciertos requisitos legales para poder continuar con sus operaciones de una forma más rentable y sin ocasionar daños a su entorno y a la comunidad en general, por esta razón implementar los diferentes sistemas de gestión se ha convertido en una obligación en las organizaciones para identificar estas falencias, riesgos, peligros, amenazas que afectan la capacidad de la empresa en cumplir con sus objetivos. Teniendo en cuenta lo anterior la integración de los sistemas de gestión ha simplificado varias actividades y su ejecución se ha convertido en una necesidad para todas las organizaciones porque les ha permitido administrar y realizar un seguimiento continuo a los procesos y a la documentación, demostrar compromiso y responsabilidad con la gestión en cada una de estas áreas, mejorar los indicadores de rendimiento de los sistemas integrados y garantizar el cumplimiento de los requisitos legales, mantenimiento la organización actualizada y dispuesta a satisfacer las necesidades de sus partes interesadas.
La implementación del SGI se basa primero que todo en el compromiso por parte de la alta dirección, así se pueden asignar las responsabilidades y se define el equipo de trabajo, para ello es necesario tener formación y conciencia lo que favorece a tener un mayor entendimiento y dar inicio a las actividades con mayor seguridad y motivación.
Teniendo en cuenta lo anterior, se procede a cumplir 11 etapas que garantizan el orden en la ejecución de las actividades las cuales son:
1. Conocer como están funcionando los sistemas de gestión existentes y redefinir la situación actual de la organización, para ello es necesario realizar un mapa de procesos, el organigrama, conocer los perfiles de cada cargo y el procedimiento de cada área de la empresa.
2. Definir los objetivos y la política de la integración, determinando el alcance del sistema integrado y elaborar un cronograma de actividades con sus respectivas fechas de cumplimiento.
3. Establecer la estructura general de los documentos, para definir la codificación, el tipo de letra y su orden, esta etapa es importante porque permite entender cómo se relacionan los diversos tipos de documentos entre sí.
4. Realizar la caracterización de los procesos y analizar las partes interesadas para establecer sus necesidades y sus expectativas sobre la integración.
5. Determinar, clasificar, priorizar los riesgos las amenazas, las debilidades, las oportunidades y las fortalezas en todas las áreas de la organización, y definir las estrategias
6. Determinar los indicadores que se van a utilizar para medir el cumplimiento de cada uno de los procesos
7. Documentar el sistema de gestión integrado.
8. Capacitar y formar a los empleados en la gestión de sistemas integrados.
9. Realizar auditoria para evaluar que se esté cumpliendo con los requisitos de cada uno de los sistemas de gestión integrados
10. Revisar el cumplimiento de las actividades del sistema de gestión integrado para obtener un único resultado del cómo se está realizando el conjunto de toda la gestión en la organización, facilitando de este modo la comprensión por la Alta Dirección.
11. Y finalmente actuar frente a las no conformidades, en esta última etapa hace referencia a tomar acciones correctivas, frente a las fallas encontradas en la auditoría y revisión del sistema.
Ejemplo: Piramide Documental - Fuente: MinComercio
Se requiere del compromiso tanto de la alta dirección, como de todos los colaboradores para ejecutar las actividades establecidas en el plan de trabajo, de acuerdo a los tiempos programados y de esta manera sacar el sistema adelante.
El sistema de gestión integrado le permite a las organizaciones:
* Simplificar las operaciones
* Conocer de forma integral los avances en cuanto a calidad, medio ambiente, seguridad y salud en el trabajo y otros temas de interés
* Aumentar la participación de los colaboradores
* Hacer un uso más eficiente de los recursos y el tiempo
* Disminuir los costos
* Mejorar la imagen de la compañía y la confianza
* Aumentar la productividad y competitividad
Puede no crecer... y si lo hace realizarlo de manera caótica, descuidando aspectos importantes que en el mediano y largo plazo pueden causar reprocesos, derivando en posibles fallas en los productos, así como en falencias en el servicio e insatisfacción en los clientes.
Los más comunes en la integración son calidad, ambiental y seguridad y salud en el trabajo; sin embargo ello no implica que se puedan sumar por ejemplo la responsabilidad social empresarial, la gestión del riesgo, inocuidad alimentaria entre otros. A decir verdad depende en buena medida de las necesidades puntuales y del alcance propuesto en cada una de las organizaciones.
Solo aquellas que se encuentren ante el desafío de ofrecer un servicio o producto de calidad mientras se garantice la seguridad y la protección del medio ambiente... también aquellas cuya dinamica del mercado donde compiten o sus clientes así lo requieran... para lograrlo, se podrán servir de un SIG / SGI.
De acuerdo a tus necesidades, brindamos servicios de Asesoría Externa y/o proporcionamos Personal Inhouse, para que tu Empresa o Propiedad Horizontal pueda dar cumplimiento a los criterios y requerimientos de la normatividad vigente.
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